Application deadline date has been passed for this Job.
This job has been Expired
Vacature Beschrijving
Voor gemeente Voorschoten zijn wij op zoek naar een Administratief Ondersteuner. Het betreft een functie voor 24-32 uur per week, voor een periode van 6 maanden met optie tot verlenging.
Een dag als Administratief ondersteuner:
Geen dag is hetzelfde voor jou als administratief ondersteuner. Vandaag start een nieuwe medewerker die je bij de receptie ophaalt. Je zorgt voor een warm welkom door deze medewerker aan collega’s voor te stellen. Daarna volgt een rondleiding door het gemeentehuis. Vervolgens heb je overleg met Marcel, jouw teammanager, om een aantal werkzaamheden voor komende week door te nemen. Collega’s lopen bij je langs met diverse vragen. Daarna ga je aan de slag met het plannen van een aantal bijeenkomsten. Later op de dag neem je werkprocessen door met je nieuwe collega, jij bent zijn of haar vaste buddy voor komende maand.
Ben jij de administratief ondersteuner die kan goed kan organiseren, plannen, ondersteunen en behendig is met officeprogramma’s? Heb jij een dienstverlenende instelling, dan ben jij misschien de nieuwe collega waar zij naar op zoek zijn.
Je komt te werken binnen het team Ruimtelijke Advisering. Je collega’s zijn onder meer actief met maatschappelijk vastgoed, energiearmoede, de energietransitie, milieu- en klimaatbeleid, groen en toezicht op de bouw. Er werken wisselend 18-20 medewerkers in het team.
In Voorschoten hebben ze een informele cultuur, wat maakt dat de lijnen met het managementteam en de bestuurders kort zijn. In de functie van administratief ondersteuner kom je daardoor met alle lagen van de organisatie in aanraking. Of het nu gaat om het regelen van een lunch of het organiseren van een bewonersavond, iedereen weet jou te vinden en jij weet hen te vinden.
In deze functie zorg je voor het agendabeheer van de teammanager, behandel je op verzoek zijn e-mail en overige correspondentie. Daarnaast ben jij de vraagbaak voor de professionals in het team, je ondersteunt ze met administratieve zaken. Dit kan bijvoorbeeld ook zijn het op route brengen van college- en raadsbesluiten en informatiebrieven.
Je werkzaamheden bestaan verder uit:
-
Leveren van organisatorische en administratieve ondersteuning bij vergaderingen en bijeenkomsten;
-
Proactief inspelen op verschillende situaties, bewaakt de gemaakte afspraken en actiepunten en pakt waar mogelijk diverse zaken zelfstandig op;
-
Je ontzorgt de teamleider bij het in-, door- en uitstroomproces op administratief gebied.Ze zoeken een betrouwbare, nauwkeurige en dienstverlenende collega. Iemand die goed kan luisteren, duidelijk communiceert, een proactieve werkhouding heeft en het vooral fijn vindt mensen te helpen en te ontlasten. Je bent politiek bestuurlijk sensitief en gaat integer om met vertrouwelijke informatie.
Functie-eisen:
-
Per direct of uiterlijk 2 juli 2023 beschikbaar voor minimaal 24 uur per week voor de duur de opdracht;
-
Minimaal 3 dagen per week fysiek aanwezig in Voorschoten en wel op maandag, dinsdag en donderdag;
-
Minimaal 1 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 3 jaar als administratief ondersteuner binnen een gemeentelijke organisatie;
-
Uitstekende beheersing van de Nederlandse taal in woord en geschrift.
Organisatie:
De gemeente Voorschoten heeft ruim 25.000 inwoners en behoort tot de top 10 van beste woongemeenten. Ze stellen alles in het werk om goede voorzieningen te bieden aan álle inwoners van Voorschoten. Ze vinden het belangrijk dat hun medewerkers goed in hun vel zitten en het naar hun zin hebben. Je krijgt daarom bij hen als medewerker de kans om je talenten veelvuldig in te zetten. Er is een prettige, informele werksfeer en ze bieden veel ruimte om jezelf te ontwikkelen.
Ze werken vanuit hun drie kernwaarden: vakkundig, betrouwbaar en in eenvoud. Dit betekent onder andere dat ze goede dienstverlening leveren, afspraken nakomen, efficiënt werken en zaken niet onnodig ingewikkeld maken. Ze werken op onderdelen opgavengericht en in samenwerking met inwoners, ondernemers en andere samenwerkingspartners.
Domein fysieke leefomgeving:
De organisatie is onderverdeeld in vier domeinen: Mens en Samenleving, Fysieke Leefomgeving, Organisatie en Publiek en Bestuur.
Je komt te werken bij het domein Fysieke Leefomgeving in het team Ruimtelijke Advisering. Dit team richt zich onder andere op maatschappelijk vastgoed, milieu en duurzaamheid.
Voldoe jij aan bovenstaand profiel en ben je enthousiast geworden? Reageer dan vóór 20 juni!
Wil je eerst het één en ander bespreken alvorens te solliciteren? Neem dan contact op met Yvonne Loocks, telefonisch 075 – 6151045.