Vacature Beschrijving
Voor de gemeente Amersfoort zijn wij op zoek naar een Adviseur Contract Management en Zaaksysteem. Het betreft een fulltime baan voor een periode van een jaar met optie tot verlenging.
Je gaat aan de slag met vraagstukken uit de afdeling en organisatie rondom financiën en zaakgericht werken. Naast de eigen organisatie heb je ook geregeld contact met externe partijen en leveranciers. Je bent verantwoordelijk voor het door ontwikkelen van het Dynamics 365 (Zaaksysteem) dat de Gemeente Amersfoort gebruikt en alle vraagstukken die hierbij komen kijken. Daarnaast ben je verantwoordelijk voor de Teamsite (SharePoint) en beheer je deze voor een afdeling van 150 man. Ook maakt deze afdeling gebruik van verschillende Office 365 applicaties waar je dan weer het aanspreekpunt voor bent m.b.t vragen of ideeën. In deze rol ben je het aanspreekpunt voor de IT-afdeling. Denk hierbij aan contact met bijvoorbeeld technische beheerders of projectleiders. In deze functie werk je vooral aan vraagstukken op het gebied van Microsoft SharePoint en Microsoft Dynamics 365 (Zaaksysteem), en is het je rol om de juiste Requirements te verzamelen om onze systemen door te ontwikkelen.
Je werkzaamheden bestaan uit het organiseren van bijeenkomsten/interviews/workshops en beoordeel je samen met collega’s de ideeën/wensen en mogelijkheden en denk je mee in oplossingen. Verschillende aspecten komen aan bod, waarbij je zowel de dienstverlening als haalbaarheid scherp in het oog moet houden. Bij de deployments van het zaaksysteem YIM test je de software zorgvuldig zodat eventuele fouten of bugs uit de software gehaald kunnen worden. Ook na de daadwerkelijke update test je de software, bij toch nog aanwezige fouten wordt de update teruggedraaid. Vanuit onze afdeling is er een gemeente breed project opgezet waar wij contractmanagement in de hele organisatie gaan implementeren met behulp van Dynamics 365 (Zaaksysteem), naast het implementeren van dit systeem komt ook het werkproces zelf aan de orde aangezien dit simpelweg niet aanwezig is bij de meeste afdelingen. Voor dit project breng je de functionele eisen van deze afdelingen in kaart. Daarnaast worden vraagstukken en eventuele problemen behandeld. Ook wordt een nieuwe manier van werken met betrekking tot contractmanagement geïmplementeerd bij deze afdelingen waarbij je ondersteuning biedt. Deze ondersteuning kan zowel betrekking hebben op het systeem (Zaaksysteem) als op het werkproces. Bij dit project komen verschillende stakeholders aan bod waardoor een stukje stakeholdermanagement erg belangrijk is. Je moet in staat zijn om de verschillende belangen te kunnen wegen en het doel niet uit het oog verliezen. Voor de nieuwe gebruikers van deze afdelingen ben je het aanspreekpunt, zowel voor instructie als voor eventuele vragen met betrekking tot het proces van inkoop, contracten of opdrachten of het zaaksysteem.
Functie-eisen:
– Je hebt minimaal anderhalf jaar ervaring in een vergelijkbare functie en ervaring met procesmanagement en het toepassen van IT en facilitair binnen een gemeentelijke organisatie;
– Je beschikt over minimaal 3 van de onderstaande certificaten. Uit het CV moet duidelijk blijken welke dit zijn: – ITIL – BISL – Prince2 – Agile SCRUM – LEAN (greenbelt).
Voldoe jij aan bovenstaand profiel? Reageer dan vóór 9 juli!