Vacature Beschrijving
Voor de gemeente Amsterdam zijn wij op zoek naar een adviseur projectbeheersing. Het betreft een functie voor 32-36 uur per week, voor de duur van 7 maanden (startdatum z.s.m.), met optie tot verlenging.
Help jij met structuur, overzicht en samenwerking onze projecten beheerst en voorspelbaar naar succes?
Je werkt in de rol van projectadviseur met financiële affiniteit aan een of enkele projectteams die conform het IPM-gedachtegoed werken aan opgaven in de stad. Je zorgt voor de passende financiële stuurinformatie die in die fase van het project het meest bijdraagt aan een goede projectsturing. Je bent betrokken bij de ambtelijke voortgangsrapportages en besluitvorming in de projecten.
In deze functieis het de bedoeling omde scope op een transparante en inzichtelijke wijze te vertalen naar een projectraming en budget. Inzicht te bieden in de uitgaven-, ontvangsten- , verplichtingenstromen en prognoses. Hierover wordt tijdig gerapporteerd ten behoeve van de financiële sturing van het project.
Vanuit de financiële projectbeheersing draag je bij aan de structuur, overzicht en voortgangsbewaking binnen de gestelde kaders en bent daarin een sparringpartner voor de projectbeheerser en, mede kader stellend en faciliterend voor de projectmedewerkers Samen zorg je ervoor dat de financiële basis op orde in het project. De projectbeheerser stuurt de (financieel) adviseurs aan binnen het werkveld van projectbeheersing Je werkt regelmatig samen met de financiële ondersteuner i.v.m. het inkoop en factureerproces
Werkzaamheden
- Inzicht/analyse/bewaken van het budget: raming, realisatie én kosten en dekkings prognoses in contact met de (deel) projectleiders van het project: actuele, volledige en betrouwbare financiële overzichten vanuit de integrale projectadministratie (inclusief inzicht in jaarschijven)
- Financiële afsluiting en decharge project.
- Aanvragen/onderbouwen/afhandelen subsidies waar van toepassing.
- Inrichting en beheer projectadministratie (budgetten, inrichting, mandaat)
- Bijdrage aan P&C cyclus w.o de jaarafsluiting
- Bijdrage aan financiële paragraaf bij bestuurlijke besluitvorming
- Vraagbaak voor van je collega’s binnen en buiten het projectteam
- Je bent adviseur en sparringpartner voor projectmanager en andere teamleden
- Kennis delen: je levert een bijdrage aam kennisthema’s in de vakgroep financiële projectbeheersing. Je levert een bijdrage in het verbeteren van de standaard binnen de vakgroep en het IB.
- Faciliteren van het inkoopproces binnen het Amsterdamse inkoopbeleid.
- Je bewaakt rechtmatigheid en de naleving van wet en regelgeving.
Voor deze functie geldt bij één project een specifieke opgave, namelijk:
Het maken van definitieve afspraken over de financiële bijdrages project met een aantal zogeheten interne en externe “meelifters/werk met werk” (Waternet, Verkeerslichten, Hoofdnet Auto en Fiets, Openbare Verlichting, Kunstwerken (waterbouw), Stadsdeel, ed. Vanuit het project zijn er extra werkzaamheden meegenomen voor deze partijen, die uiteindelijk ook door hen betaald worden.
Er is begeleiding hierbij door een jr. financieel adviseur, die door tijdgebrek hier echter niet aan toekomt.
Het proces begint met overleg met de technisch manager, omgevingsmanager, assetmanagers om uit te pluizen welke kosten (bouwkosten/(bestek of SSK uitpluizen, tekeningen erbij, BLVC-kosten, engineering, ed.) we vanuit het project redelijkerwijs in rekening kunnen brengen. Hierbij is ook kennis van Amsterdamse procedures benodigd, zoals de WIOR (Werken in de Openbare Ruimte) In veel gevallen zijn de afspraken vooraf niet goed vastgelegd via een SOK (Samenwerkingsovereenkomst), oid. De kostenopstelling die volgt uit de gesprekken laten we toetsen door een van onze kostendeskundigen. Daarna moeten we overeenstemming zien te bereiken met de betreffende meeliftende partij (deels onderhandelingen).
Als die er is, volgt nog een administratief proces om het geheel goed vast te leggen. Opstellen offerte van project aan meelifter (namens V&OR), opdrachtbevestiging van meelifter en opstellen verkoopfacturen.
Gemeentelijke organisatie
De gemeentelijke organisatie bestaat uit vijf clusters, een bestuurs- en concernstaf en zeven bestuurscommissies (stadsdelen). De stadsdelen besturen samen met de gemeenteraad, burgemeester en wethouders de stad Amsterdam. De clusters Ruimte en Economie, Sociaal, Dienstverlening en Informatie, Interne Dienstverlening en Stadsbeheer bestaan uit afdelingen die expertise hebben op een specifiek terrein, zoals sport, jeugd of parkeren. Zij werken beleid uit tot stadsbrede kaders waarbinnen de stadsdelen het uitvoerende werk kunnen doen. Ook bieden zij directe ondersteuning aan bewoners die dit nodig hebben, bijvoorbeeld op het gebied van participatie of werk. De stadsdelen houden zich onder andere bezig met de inrichting van straten en pleinen, groen en parken en welzijnswerk in de buurt. Ze zorgen ervoor dat wat ze doen, past bij de behoeften in hun stadsdeel en bij het beleid voor de hele stad. Meer informatie over de gemeentelijke organisatie is te vinden op: https://www.amsterdam.nl/
De opdrachtgever(s)
Amsterdam groeit en bloeit. De gemeente investeert jaarlijks honderden miljoenen in de openbare ruimte. Het Ingenieursbureau van de gemeente is hét projecten- en adviescentrum van de stad en zet alle ambities om naar de praktijk. Het bureau staat voor projectrealisatie, advies en inkoop binnen de grond-, weg- en waterbouw waarbij de passie ligt bij de complexiteit van stedelijke gebieden.
Wat wordt er gevraagd?
- Je beschikt minimaal over een hbowerk- en denkniveau. Aangetoond door minimaal een erkend hbo diploma, of werkervaring in een vergelijkbare functie;
- Minimaal 3 jaar ervaring in de rol van adviseur projectbeheersing binnen een gemeentelijke projectenafdeling en met het opstellen van project voortgangsrapportages en het bewaren van overzicht in en over projecten;
- Minimaal 3 jaar ervaring met de schriftelijke vertaling van informatie naar stuurinformatie voor project, opdrachtgever en accounthouder;
- Minimaal 3 jaar ervaring in het opstellen van aanbiedingen, kostenramingen en offertes op basis van de gevoerde onderhandelingen.
Voldoe je aan bovenstaand profiel en heb je belangstelling voor deze functie? Reageer dan vóór 30 april 2020.