Vacature Beschrijving
Voor de gemeente Katwijk zijn wij op zoek naar een bestuurssecretaresse. Het betreft een functie voor 16 uur per week, ter vervanging tijdens een zwangerschapsverlof, voor een periode van 5 maanden met optie tot verlenging.
Het bestuurssecretariaat bestaat uit vier parttime secretaresses en één fulltime secretaresse. Samen vormen zij het bestuurssecretariaat en ondersteunen zij de burgemeester en vijf wethouders.
De nu gezochte bestuurssecretaresse is een van de vier parttime functies. Als bestuurssecretaresse ben je, samen met je collega’s, verantwoordelijk voor de secretariële ondersteuning van de wethouders. Iedere medewerker richt zich primair op een of twee portefeuillehouder(s). De nu gevraagde bestuurssecretaresse richt zich primair op de ondersteuning van twee wethouders. Het ontzorgen van de wethouders is een belangrijke en verantwoordelijke taak. Als bestuurssecretaresse ben je de schakel tussen inwoners, bestuur, externe organisaties en de ambtelijke organisatie. Je beheert de agenda van de wethouders. Je hebt zowel een adviserende (vooral over de agendaplanning) als uitvoerende rol in de ondersteuning van de wethouders. Je zorgt in alle hectiek voor rust, overzicht en een goede sfeer. Je coördineert de (digitale) stukkenstroom en hebt de regie over de agenda’s. Bij het agendabeheer horen het tijdig zorgen voor de benodigde stukken bij de overleggen en het bewaken van de voorbereiding van de ambtelijke organisatie van de komende overleggen. Dat kan bestaan uit het zorgen voor annotaties bij agendapunten, voor advisering over bepaalde onderwerpen en voor (input voor) speeches. Ook bereid je soms vergaderingen voor en ben je het eerste portaal voor de mensen die via telefoon, e-mail of brief contact zoeken me de wethouders.
Minimumeisen / knock-outcriteria:
1. Een afgeronde opleiding op minimaal mbo 4 niveau;
2. Minimaal 1 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 5 jaar als secretaresse op het niveau van ondersteuning van management, bestuur en/of directie binnen een non profit organisatie.
Wensen/Gunningscriteria:
1. Minimaal 1 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 5 jaar met agendabeheer voor één of meer directieleden of bestuurders;
2. Minimaal 1 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 5 jaar als bestuurssecretaresse bij een gemeente;
3. Aantal jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 6 jaar in de functie van secretaresse op het niveau van ondersteuning van management, bestuur en/of directie binnen een non profit organisatie.
Voldoe jij aan bovenstaand profiel? Reageer dan vóór 11 maart!