Application deadline date has been passed for this Job.
This job has been Expired
Vacature Beschrijving
Voor het Nederlands Instituut Publieke Veiligheid zijn wij op zoek naar een Junior Programmasecretaris / adviseur. Het betreft een functie voor 32-36 uur per week, tot het einde van dit jaar met optie tot verlenging.
Waar ga je werken:
NIPV is het publiek kennisinstituut voor crisisbeheersing en brandweerzorg dat staat voor een veilig en veerkrachtig Nederland. De medewerkers van NIPV zetten zich in om met onderzoek, onderwijs, intelligence en ondersteuning de veiligheidsregio’s, Rijksoverheid en crisispartners onderling te verbinden en te versterken.
Kijk voor uitgebreide informatie over onze organisatie en taken op www.nipv.nl
Wat ga je doen (inclusief kernactiviteiten):
Als programmasecretaris ben jij verantwoordelijk voor:
-
Organisatie en administratieve voorbereiding van de diverse belangrijke Programma overleggen en strategische sessies.
-
Documenteren en archiveren van voor het programma relevante documenten in overleg met de programmamanager.
-
Bijhouden stakeholderoverzicht en bijbehorende stakeholders lijst.
-
Faciliteren bij inkoopproces medewerkers, verantwoordelijk voor onboarding nieuwe teamleden en bijhouden van medewerkersadministratie en contractverlengingen.
-
Helpen bij het opstellen van de programma kwartaalrapportages, bewaken en (tijdig) genereren van specifieke financiële rapportages.
-
Het verder inrichten en verbeteren van de administratie- en informatievoorziening en planning, analyse- en sturingssystemen binnen het programma
-
Bewaken van tijdige en kwalitatief hoogwaardige oplevering van ingekochte (project)specifieke diensten en heeft hierin een coördinerende en controlerende rol.
-
Verzorgen en opzetten communicatie samen met de afdeling communicatie van het NIPV, o.a.: opstellen communicatieplan en bijhouden van integrale planning, organisatie van 1 kennissessie per jaar, zorgdragen voor (in)formele berichtgeving/ informatieverstrekking, opstellen van nieuwsberichten, verbindende schakel vormen tussen mensen en deelprojecten.
-
Tijdig signaleren van verbeterpunten, knelpunten, issues, wensen e.d. binnen het eigen taakgebied.
Functie-eisen:
– je beschikt minimaal over een bachelor diploma;
– je bezit kennis van en ervaring met werken bij de overheid, politieke en bestuurlijke processen;
– je hebt ervaring met ondersteunen van het management van een programma/project en/of soortgelijke organisatie op het gebied van administratieve, organisatorische, logistieke en inhoudelijke aspecten.
Voldoe jij aan bovenstaand profiel en ben je enthousiast geworden? Reageer dan vóór 20 juni!
Wil je eerst het één en ander bespreken alvorens te solliciteren? Neem dan contact op met Yvonne Loocks, telefonisch 075 – 6151045.