Vacature Beschrijving
Voor de gemeente Nieuwegein zijn wij op zoek naar een medewerker kwaliteit informatiebeheer. Het betreft een functie voor 24 uur per week, voor de duur van 3 maanden (startdatum half september 2020). Er is mogelijk een optie tot verlenging.
Organisatie
Gemeente Nieuwegein in ’t kort: Nieuwegein is een jonge, levendige stad met historische accenten. Een complete stad met veel ruimte en groen, uitstekende voorzieningen en moderne woningen voor ongeveer 63.000 inwoners. Nieuwegein ligt centraal en heeft eigen aansluitingen op de doorgaande autowegen A27, A2 en A12 en uitstekend openbaar vervoer.
De gemeentelijke organisatie is informeel en ambitieus. Met circa 650 medewerkers wordt gewerkt aan een toekomstbestendige en bedrijvige stad. Het prachtige, moderne en lichte Stadshuis staat in het levendige centrum van Nieuwegein met volop winkels in de buurt.
De lijnen in de organisatie zijn kort, er is een informele werksfeer en er is volop ruimte voor nieuwe ideeën en eigen initiatief. De bedoeling van de organisatie is om bij te dragen aan een bloeiende Nieuwegeinse samenleving.
De organisatiefilosofie kent de volgende uitgangspunten:
- Wij werken vanuit de bedoeling.
- Wij zijn één organisatie.
- Wij vertonen eigenaarschap.
Opdracht
De afdeling Support van de gemeente Nieuwegein is op zoek naar een medewerker kwaliteit voor team informatiebeheer.
Digitale ambities
De gemeente Nieuwegein heeft een nieuwe I-strategie waarin onze digitale ambities voor de komende jaren zijn beschreven. We willen meer digitaal werken. De projecten die op dit moment in uitvoering zijn gaan over substitutie, digitale handtekening en digitale verzending van documenten. Daarnaast wordt gewerkt aan het digitaal archief en hebben we nog een aantal vernietigingsrondes om uit te voeren. Bij al deze projecten is de continue aandacht voor kwaliteit van belang. Zowel de kwaliteit van het geleverd werk, zoals metadatering en scanwerk, maar ook van het proces zijn belangrijke pijlers onder de verandering.
Jouw werkzaamheden
Je bent als medewerker kwaliteit Informatiebeheer verantwoordelijk voor het sturen op en borgen van de kwaliteit van de output van werkstromen binnen team Informatiebeheer. Dit doe je o.a. door:
- Afstemming met de records manager welke KPI’s per werkstroom worden gehanteerd;
- het controleren van de kwaliteit van de output van de werkstromen;
- het opstellen van rapportages van de constateringen, geven van terugkoppelingen met toelichting aan de juiste stakeholders (team Informatiebeheer, de records manager, de teamleider, afgevaardigden van vakafdelingen).
- Verbeterplannen opstellen en uitvoeren met het team informatiebeheer.
Daarnaast doe je voorstellen om werkwijzen en procedures ten aanzien van werkstromen op het gebied van Informatiebeheer op te stellen of aan te passen. Je beheert het kwaliteitshandboek in samenwerking met de records manager, de senior beleidsadviseur Informatiebeheer en de projectleider digitalisering. Tevens treed je op als sparring partner voor de records manager en de projectleider substitutie en digitalisering.
Wat we van jou verwachten
- Je beschikt over HBO werk- en denkniveau.
- Je hebt een diploma van de opleiding HMDI (of een gelijkwaardige opleiding) of je hebt zodanige ervaring op het vakgebied dat dit gelijkwaardig is aan de opleiding.
- Je bent op de hoogte van de relevante wet- en regelgeving en je hebt inzicht in de bedrijfs-en werkprocessen van een gemeentelijke organisatie.
- Uiteraard heb je aantoonbare kennis van proces- en kwaliteitsmanagement.
- Je bent kundig in het gebruik en beheer van een DMS/RMA.
- Je beschikt over advies-, communicatieve- en sociale vaardigheden en je hebt een klantgerichte en open houding.
- Je bent analytisch sterk.
- Je weet hoe je veranderingen voor elkaar kunt krijgen.
Wat wordt er gevraagd?
- werkervaring binnen een gemeente;
- werkervaring met zaakgericht werken;
- werkervaring met verandertrajecten.
Heb jij belangstelling voor de functie en voldoe je aan het profiel? Reageer dan uiterlijk voor 31 augustus 2020.