Projectmanager IV Sociaal

Vacature Beschrijving

Voor de gemeente Amsterdam, zijn wij op zoek naar projectmanager. Het betreft een functie voor 24-36 uur per week, voor een periode van een jaar met optie tot verlenging.

Over de organisatie

Bij directie Sport en Bos worden in 2020 een aantal projecten uitgevoerd ter verbetering van de informatievoorziening en ICT-dienstverlening op het terrein van Sport en Bos. Het grootste project betreft de aanbesteding van het verhuursysteem voor de sportaccommodaties, waarvoor op dit moment een aanbesteding loopt. Om van deze projecten een succes te maken, zijn we op zoek naar een stevige projectmanager.

Voor de pakketselectie en verwerving van het verhuursysteem, is het nodig dat de projectmanager de verdere aanbesteding en implementatie begeleid. Daarbij is ervaring met verschillende vormen van Europese Aanbestedingen van belang. Jij bent een projectmanager die ervaren is in het implementeren van de gekozen oplossing bij de medewerkers, management en gebruikers van het nieuwe verhuursysteem.

De implementatie van het systeem, zal de karakteristieken hebben van een organisatieverandering, en als projectmanager ben jij in staat om iedereen mee te krijgen in de nieuwe werkwijze. Je project is pas af als de collega’s van Sport en Bos het verhuursysteem echt gebruiken. Als veranderaar ben je doortastend en vasthoudend, met oog voor de relatie. Dat alles doe je in samenwerking met Sport en Bos en de afdeling IV. Als vertegenwoordiger van de afdeling IV, waak je ervoor dat in het project de IV-kaders worden meegenomen. Niet omdat het moet, maar omdat ze bijdragen aan een betere, veiliger en goed beheerd verhuursysteem.

Werkzaamheden

Als projectmanager doe je alle werkzaamheden die nodig zijn om van het project een succes te maken, en om het project adequaat door het Amsterdamse Projectmanagement-proces (PPM) te loodsen. Een greep uit de werkzaamheden:

• Voorbereiden aanbestedingsstukken, zoals nota’s van inlichtingen en berichten van afwijzing en gunning;
• Richting geven aan en coördinatie van het inkoopproces inclusief de planning, gunning t/m de implementatie, in nauwe samenwerking met de leadbuyer;
• Inhoudelijk advies strategische inkoopbesluiten, onder andere t.a.v. de wachtkamerregeling en beoogde samenwerking tussen en met leveranciers;
• Pro-actief managen van de randvoorwaarden en afhankelijkheden en hierover rapporteren;
• De implementatie van het verhuursysteem en zorg dragen voor de bijhorende procesverandering;
• Verder zijn er nog projecten voor de doorontwikkeling van het CRM-systeem, het implementeren van een nieuwe roosterapplicatie, de automatisering van de Boswinkel en de evenementregistratie in het Amsterdamse Bos;
• Verantwoording en kwaliteitsmanagement conform het Amsterdamse PPM-proces;
• De projectleider zal richting en sturing geven aan het realiseren van de projecten. Hieraan werken vanuit het Sportpunt en vanuit de afdeling Informatievoorziening verschillende medewerkers mee. Ter bewaking van voortgang en samenhang, is het inrichten van een projectorganisatie en strakke leiding nodig;
• De projectmanager wordt op het gebied van aanbestedingen juridisch en inkoop technisch ondersteund door de Lead Buyer, voor ondersteuning op het gebied van het Amsterdamse projectmanagementproces en andere inhoudelijke projectondersteuning is er een Project Management Office.

De opdrachtgever(s)

Het cluster Sociaal bestaat uit acht organisatieonderdelen. Sport en Bos is het centrale orgaan binnen de gemeente Amsterdam waarbinnen de gemeentelijke organisatie van de sport en het Amsterdamse Bos is onder gebracht.

De directie Sport en Bos richt zich op het faciliteren, stimuleren en initiëren van zowel laagdrempelige sport als topsportactiviteiten en draagt zorg voor goede randvoorwaarden zoals veilige, betaalbare en kwalitatief hoogwaardige sportvoorzieningen. In de programma’s sportstimulering is er extra aandacht voor jeugd, ouderen, mensen met een beperking en andere kwetsbare Amsterdammers.

De directie Sport en Bos draagt zorg het opstellen van het sportbeleid van de gemeente Amsterdam en verzorgt de uitvoering van taken die niet zijn uitbesteed aan stichtingen en organisaties. Daartoe zijn de taken geordend naar vier bedrijfsprocessen:

• Topsport en evenementen;
• Sportstimulering;
• Facilitair beheer en dienstverlening;
• Accommodaties en openbare ruimte.

Het zwaartepunt van de projecten ligt bij de afdeling Sportpunt. Deze afdeling is de spil in het functioneren van de sportorganisatie en heeft nauwe werkrelaties met alle sportafdelingen in de stad. Een belangrijke ontwikkelopgave betreft de afstemming en coördinatie op de communicatie (aanhaken op/afstemmen met 14020) en de informatievoorziening die stadsbreed vorm krijgt. Het beter benutten van sportfaciliteiten en -mogelijkheden door intensiveringsmanagement en marketing en sales is een belangrijk aandachtsveld. Overige ontwikkelpunten zijn de doorontwikkeling van het centraal verhuurloket, de tarievenstructuur, centraal applicatiebeheer en contractmanagement.

Wat wordt er gevraagd?

• Je hebt minimaal een HBO of academisch werk- en denkniveau opgedaan door minimaal 5 jaar relevante werkervaring en/of minimaal behaald HBO-/WO-diploma (bijvoorbeeld Master of Information Management);
• Je hebt vakinhoudelijke kennis en praktijkervaring met diverse methodieken, waaronder: werken onder architectuur; Prince Il; (Lean) procesmanagement; Beheer en ICT-organisatie (ASL, BISL, ITIL);
• Je hebt in de afgelopen 5 jaar minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring opgedaan als IV projectleider van grote projecten binnen het IV/ICT-werkveld bij een 100.000+ gemeente of gelijkwaardige overheidsorganisatie, waarbij de nadruk ligt op het snijvlak van business en IV en het aanschaffen en inrichten van standaardapplicaties;
• Je hebt in de rol van IV projectleider minimaal 2 jaar ervaring opgedaan, in de afgelopen 5 jaar met verschillende Europese aanbestedingsvormen;
• Je hebt minimaal 5 jaar aantoonbare kennis en ervaring met applicatievervangingstrajecten;
• Je hebt ervaring met testtrajecten en de coördinatie daarvan;
• Je hebt minimaal 5 jaar ervaring met afstemmen gewijzigde/nieuwe werkprocessen met stakeholders.

Heb je belangstelling voor deze functie en voldoe jij aan bovenstaand profiel? Reageer dan vóór 15 november 2019.