Vacature Beschrijving
Voor de provincie Flevoland zijn wij op zoek naar een Teamleider DIM. Het betreft een functie voor 5 maanden, voor 32-36 uur per week, met een optie tot verlenging. De werklocatie is Lelystad.
Organisatie:
Bij de provincie Flevoland werken ongeveer 600 personen verdeeld over primaire afdelingen (Gebiedsontwikkeling & Europa, Strategie & Beleid en Infra, en de ondersteunende afdelingen Bestuurs- en Directie Ondersteuning (BDO), Management Ondersteuning (MO), Services en Middelen (SenM) en Informatievoorziening (IV). Deze afdelingen zullen begin 2021 worden samengevoegd in de afdeling Concernzaken.
Het team Documentair Informatie Management (DIM) zorgt voor de uitvoering van de informatiebeheertaken van de provincie Flevoland, waaronder:
- Postverwerking: scannen en registreren fysieke inkomende en uitgaande post, beoordelen en registreren digitale inkomende post.
- Informatie- en archiefbeheer op documentaire informatie (met name in het DMS eDOCS): aanmaken zaakmappen, dossiers, toekennen bewaartermijnen, beheren Informatie Structuur Plan (tactisch, operationeel deel), uitvoering geven aan de processen: selecteren, waarderen, vernietigen, overdragen.
- Ondersteuning van gebruikers bij het DMS (edocs).
- Deelname aan projecten uit het portfolio IV (o.a. sharepoint/teams, upgrade DMS, inrichting kwaliteitssysteem).
- Interbestuurlijk toezicht op informatie- en archiefbeheer van de decentrale overheden in de provincie Flevoland.
- Bestuurlijke advisering bestuursvergaderingen gemeenschappelijke regeling RHC Het Flevolands Archief.
Informatie- en archiefbeheer is momenteel operationeel ingericht voor documentaire informatie in het DMS. Vanaf 2018 is binnen het DMS (eDOCS) procesgericht werken ingevoerd. Gegeven alle ontwikkelingen op het gebied van (digitaal) informatiebeheer zien we een taakverschuiving voor het team. De focus van informatie- en archiefbeheer wordt breder: van documentaire informatie naar informatie ongeacht format en verblijfplaats. Daarnaast worden de uitvoerende processen gestandaardiseerd en wordt de uitvoerende (en deels toetsende rol) in nauwe samenwerking met de beleidsadviseur Informatiebeheer vormgegeven, zoals vastgelegd in de beleidscyclus voor informatiebeheer. Het begeleiden van deze doorontwikkeling is onderdeel van de opdracht. In 2020 zijn de uitvoerende functies opnieuw beschreven. De volgende stap is het doorontwikkelen van de functies op tactisch-operationeel niveau.
Het team DIM bestaat uit 8 medewerkers en maakt nu nog onderdeel uit van de afdeling Services en Middelen, maar wordt begin 2021 als team ‘Informatiebeheer’ onderdeel van de eenheid Informatievoorziening (IV) binnen de afdeling Concernzaken. De eenheid IV zorgt voor goed en veilig functionerende ICT-systemen en levert ondersteuning van de realisatie van de uitdagende IT-projectenportfolio van de provincie. Daarbij spelen nieuwe ontwikkelingen als het Digitaal Stelsel Omgevingswet, de Wet open overheid, het toenemend belang van data, informatieveiligheid en e-Dienstverlening een centrale rol. De eenheid IV bestaat nu uit 3 teams: Beleid & architectuur (B&A), Informatiemanagement (IM) en Informatie- en communicatietechnologie (ICT). Het B&A-team heeft een functionele relatie met het team DIM, gezien de verantwoordelijkheid van B&A voor kaderstelling, advisering en toetsing voor informatie- en archiefbeheer.
Aanleiding:
Door het vertrek va de huidige teamleider DIM is er een opvolgingsvraag. Gezien de ontwikkelingen in het vakgebied (de snelle overgang van papier naar digitaal) en de gevolgen hiervan voor (de bezetting van) het DIM-team alsmede de inrichting van de nieuwe afdeling Concernzaken (waarbinnen DIM geherpositioneerd zal gaan worden binnen de afdeling IV met mogelijk impact op de functie van teamleider DIM) is besloten de functie eerst op tijdelijke basis in te vullen. Van de interim kandidaat wordt niet alleen verwacht dat hij/zij het team aanstuurt en de lopende zaken regelt, maar ook dat wordt meegedacht/geadviseerd over de optimale inpassing en invulling van DIM binnen IV en Concernzaken.
Opdracht:
Als teamleider bewaak je de kwaliteit van de bestaande dienstverlening en stuur je op de uitvoering en voortgang van de werkzaamheden. Je onderkent daarbij kansen en verbetermogelijkheden en doet verbetervoorstellen aan het management. Je trekt een aantal specifieke onderdelen uit het afdelingsplan SenM op het gebied van informatiebeheer.
Je stemt zaken op het gebied van informatiebeheer af met de verantwoordelijke bestuurders (met name op gebied van interbestuurlijk toezicht en Het Flevoland Archief), het directieteam en managers afdelingen binnen de provincie;
Naast je rol als teamleider geef je je (onderbouwde) inbreng op de inrichting van informatiebeheer binnen de nieuwe afdeling Concernzaken en de verdere ontwikkeling van het DIM-team richting de (digitale) toekomst. Dit alles in het licht van belangrijke ontwikkelingen zoals Archiefwet en Wet Open Overheid.
Dit doe je doen:
- het maken van resultaatafspraken met de teamleden en het assisteren van het afdelingshoofd bij de HR-taken;
- het faciliteren van de teamleden en meewerken tijdens piekmoment en lage bezetting;
- het organiseren en voorzitten van het periodieke werkoverleg;
- het aanjagen en monitoren van projecten op het gebied van informatiebeheer of hieraan deelnemen;
- samen op te trekken met strategisch en tactisch adviseurs in het cluster B&A;
- het opstellen van annotaties voor bestuursvergaderingen van en ontwikkelingen bij Het Flevolands Archief;
- het monitoren van de kwaliteit van de dienstverlening;
- het team te begeleiden in de doorontwikkeling van team DIM naar team Informatiebeheer.
Functie-eisen:
- Werkzaamheden vinden deels indien mogelijk plaats (in richtlijnen met het RIVM) op het provinciehuis te Lelystad;
- Minimaal een afgeronde opleiding op HBO Bachelor niveau;
- In staat om de opdracht individueel uit te voeren (vervulling in duo verband is niet mogelijk);
- Activiteiten kunnen in 4 dagen (4×9) worden uitgevoerd; maar we gaan uit van 5 dagen bereikbaarheid, het is een managementfunctie, voor de medewerkers is het relevant dat de manager er voor hen is als dat nodig is;
- Bij de uitvoering van de opdracht worden geen IT-middelen ter beschikking gesteld. Onder IT-middelen wordt verstaan: laptop en toebehoren. Indien nodig stelt de opdrachtgever een token ter beschikking.
Voldoe jij aan bovenstaand profiel? Reageer dan vóór 12 november!